職場の合理的配慮の進め方｜社員の相談から対応・見直しまで

職場の合理的配慮の進め方を説明する図解。人事担当者が社員の相談を受け、対応から見直しまでの6つの手順を紹介。 人事労務
2024.03.31

社員から「口頭の指示だけでは仕事を進めにくい」「通院に合わせて勤務を調整したい」と相談されたとき、人事担当者がその場で対応の可否を決める必要はありません。まず仕事で何に困っているのかを聞き、本人と現場の条件を確認しながら、必要な配慮を具体化します。

職場の合理的配慮は、本人との対話を通じて、仕事や待遇、能力発揮を妨げる事情を改善するための対応を考えるものです。 雇用場面の根拠は障害者雇用促進法です。この記事では、少人数の人事でも相談を受け止め、会社としての判断につなげる手順を整理します。

職場の合理的配慮は、障害者雇用促進法に基づく義務

2024年の義務化と、雇用場面のルールを分ける

民間企業の募集・採用や雇用後の合理的配慮は、障害者雇用促進法に基づき、2016年4月から義務とされています。過重な負担になる場合を除き、障害特性に配慮した必要な措置を講じ、本人の意向を十分に尊重する必要があります。

2024年4月に民間事業者への提供が義務化された障害者差別解消法とは、適用場面を区別します。同法13条は、事業主が労働者に対して行う障害を理由とする差別の解消について、障害者雇用促進法によると定めています。会社が顧客にサービスを提供する場面と、社員・応募者への対応を混同しないようにしましょう。

根拠は障害者雇用促進法36条の2〜36条の4、厚労省の制度案内、内閣府の適用分野の説明で確認できます。

少人数の会社や、手帳を持たない人も対象になり得る

合理的配慮は、障害者の雇用義務が生じる人数以上の会社だけに求められるものではありません。すべての事業主が対象です。障害者職業生活相談員の選任基準とも別のルールです。

対象者は、法2条1号に該当する障害者です。身体・知的・精神障害（発達障害を含む）などによって、長期にわたり職業生活が相当程度制限されるなどの状態が対象となり、障害者手帳の有無や週所定労働時間だけで限定されません。 採用後に障害が生じた人も含まれます。一方、一時的な不調を含むすべての相談が、この法律上の合理的配慮に該当するわけではありません。該当性と、会社として必要な健康・就業上の対応は分けて確認します。障害者手帳の有無だけで判断するのではなく、法令上の対象となる状態か、職場でどのような支障があるかを確認します。法律上の対象かどうかにかかわらず、会社として必要な健康・就業上の対応を検討することも大切です。

対象か判断に迷う場合の確認方法は、厚労省Q&AのQ1-4-1・Q1-4-2を参照してください。本人の了解を得た診断書・意見書による確認などが示されていますが、事業主の判断で配慮を提供する際、必ず手帳や診断書で確認しなければならないわけではありません。手帳がないという理由だけで相談を終えないことが大切です。

募集・採用時と、雇用後では確認のきっかけが違う

募集・採用時は、応募者から支障となっている事情などの申出を受け、必要な対応を話し合います。本人が具体策まで提案できなくても、困っている事情を明らかにすれば足りるとされています。例えば面接時の意思疎通について、どの方法ならやり取りできるかを確認します。

雇用後は、会社も支障の有無を確認する立場です。障害を雇入れ時までに把握している場合は雇入れ時までに、後から把握した場合は把握した際に遅滞なく確認します。障害の状態や職場の状況が変われば、必要に応じて定期的に確認します。社員からの申出を待つだけの運用にしないでください。申出の呼びかけは全社員への案内等を基本とし、同僚の印象やうわさから障害があると決めつけて、申告を迫ることは避けます。

以下は、合理的配慮指針の第3〜第6を踏まえた、ぼっち人事LABの実務提案です。記録の様式や再確認までの日数を一律の法定ルールとするものではありません。

社員から相談されたら、6つの手順で進める

人事担当者の役割は、本人の相談内容と現場の条件を整理し、会社としての判断につなぐことです。費用、勤務条件、配置などの変更は、社内の決裁権限に従って決めます。

1．相談を受け止め、次の連絡を約束する

最初は「どの仕事の、どの場面で困っていますか」と聞きます。本人が話しやすい場所・連絡手段を選び、その場で「無理です」「必ず希望どおりにします」と結論を出さず、確認する事項と次に連絡する時期を伝えましょう。

「合理的配慮」という言葉や決まった申請書を使っていなくても、仕事上の支障についての相談として受け止めます。安全や健康への差し迫った懸念がある場合は、通常の検討日程を待たず、必要な安全確保や産業保健等への相談につなぎます。

2．業務上の支障と、本人が望む状態を確認する

病名だけで対応を決めず、実際の仕事との関係を確認します。面談では、次の問いを使えます。

  • どの作業・時間帯・環境で、何が難しくなっていますか。
  • これまで使いやすかった指示や連絡の方法はありますか。
  • 何が変わると、その仕事を進めやすくなりそうですか。
  • 希望する対応や、避けたい方法はありますか。

本人が具体策を思いつかない場合は、会社から選択肢を示して一緒に考えます。必要に応じ、本人の意向を確認しながら就労支援機関等の補佐も検討します。人事担当者が医学的な診断をする必要はありません。

3．現場と対応案を検討し、過重な負担を確認する

現場責任者には作業手順・人員・設備などの条件を確認し、人事は本人の希望と照らして対応案を整理します。費用や勤務条件、配置等の判断が必要なときは、権限を持つ上司・経営者につなぎましょう。人事や相談員一人に決定を任せる運用は避けます。

希望する方法をそのまま実施することだけが合理的配慮ではありません。支障の改善につながる案が複数あれば、本人と話し合い、その意向を十分に尊重したうえで、会社がより提供しやすい方法を選ぶこともできます。

ただし、「中小企業だから難しい」「前例がない」で検討を終えないことが重要です。過重な負担かどうかは、次の6要素を総合して個別に判断します。

判断要素会社で具体的に確かめること（実務提案）
事業活動への影響作業工程、サービス提供、安全確保などにどのような影響があるか
実現困難度必要な人材・機器を確保できるか、建物や契約上の制約はあるか
費用・負担導入費だけでなく、運用の負担はどの程度か
企業の規模会社の規模に照らして負担はどうか
企業の財務状況会社の財務状況に照らして実施できるか
公的支援の有無利用できる助成・支援があるか。利用できる場合は利用を前提に判断する

希望案が過重な負担に当たる場合も、本人と話し合い、負担にならない範囲の代替策を検討します。判断に迷う場合はハローワーク等に相談し、会社の事情と検討内容を説明できるようにしておきます。

4．対応内容と理由、実施時期を本人に伝える

対応を決めたら、「何をするか」「誰が担当するか」「いつから行うか」を具体的に伝えます。雇用後の措置に時間がかかる場合は、その旨も本人に伝える必要があります。

指針では、実施する措置の内容、または希望された具体策を実施できないことを本人に伝え、求めに応じて理由を説明するとされています。実務では、行き違いを防ぐため、決定内容と理由、準備中の対応、再確認日を短くまとめ、本人と認識を合わせることを勧めます。

「希望案が難しい」という説明だけで終えず、どの代替案をどう検討したかも話し合いましょう。会社が一方的に別案を通知するだけでは、本人との対話になりません。

5．関係者に必要な範囲で共有し、実施する

上司・同僚に、面談記録や診断情報をそのまま配る必要はありません。実施に必要な情報を絞り、誰に、何のために、どこまで伝えるかを本人と確認します。

例えば、現場には「作業変更は口頭だけでなく文面でも伝える」という行動を共有し、病名や治療歴は広く知らせない、といった整理が考えられます。これは共有範囲を考える実務例であり、本人の希望だけであらゆる情報利用の適法性が決まるという意味ではありません。

障害・健康に関する情報の取扱いは慎重に行います。厚労省Q&AのQ1-5-1では、健康診断等で健康確保のために把握した情報を、本人の同意なく合理的配慮のために用いることはできないと説明されています。取得した目的や利用範囲を確認し、閲覧権限を限定して保管しましょう。「誰にも絶対に伝えない」と約束するのではなく、支援に必要な共有の範囲を最初に説明します。

6．実施後に本人と確かめ、必要なら見直す

対応を実施したら、「決めた方法が使えているか」「元の支障は改善したか」「新しい困りごとはないか」を本人と現場に確認します。設備を入れたことや、周囲に説明したことだけで完了にしないでください。

再確認日は対応内容に応じて決め、異動・業務変更・障害の状態の変化があれば見直します。例えば新しい指示方法を試し、翌週に使いやすさを確認する運用も考えられます。この日数は法定の期限ではありません。試行する場合も、必要な対応を先送りする理由にしないようにします。

一枚の対応メモで、決めたことを残す

次は、口頭指示が重なると作業順序をつかみにくい社員から相談を受けた場合の想定記入例です。実在企業の体験や成功事例ではありません。同じ障害名でも、同じ方法が合うとは限りません。

項目記入例
支障と本人の希望複数の口頭指示が重なると優先順位が分からない。作業順を文字で確認したい
本人と検討した案上司がその日の作業と優先順位を文面にし、変更時も追記する
会社の確認事項既存の社内ツールで実施可能か、上司の更新負担、急な変更時の連絡方法を確認
決定内容・理由本人と話し合い、上記の方法を開始。作業順を後から確認できるようにするため
担当・開始・再確認直属上司が担当。開始日と再確認日を具体的な日付で記入
共有と記録管理現場には指示方法のみ共有。面談メモの閲覧者は人事等の必要な担当者に限定
実施後の確認指示が更新されているか、本人が使えるか、残る支障を確認して追記

対応案としては、指示を書面にするほか、本人に合う連絡方法、作業環境の調整、通院等に合わせた勤務の調整などが考えられます。いずれも本人の支障、職務の条件、過重な負担を個別に検討するための選択肢です。特定の設備・勤務制度をすべての会社に導入させるものではありません。

相談窓口を決め、人事一人で抱え込まない

雇用後の合理的配慮については、相談窓口をあらかじめ定めて社員に知らせ、担当者が適切に対応できる体制を整えます。相談者のプライバシーを守る措置と、相談を理由とする解雇その他の不利益な取扱いをしない旨の周知も必要です。

少人数の会社では、担当者名と連絡方法、決裁者、担当者が不在のときの連絡先を整理するところから始められます。障害者職業生活相談員を選任している場合も、費用・勤務条件等の会社判断は経営者や人事・現場と分担します。選任・届出の確認は障害者職業生活相談員の記事を参照してください。

外部には、次のように相談内容を分けてつなげます。

  • 制度の適用や合理的配慮の相談： ハローワーク。話合いで解決しない紛争については、都道府県労働局による紛争解決援助・調停の制度もあります（調停は募集・採用の紛争を除きます）。
  • 職務・作業環境・雇用管理の具体策： 地域障害者職業センター等のJEED相談窓口。本人と職場への専門的支援について相談できます。

相談するときは、本人の困りごと、検討した方法、会社側の制約、判断に迷う点を整理します。個人情報を外部に提供する際も、提供の目的と範囲、必要な本人の同意等を確認してください。

まずは「困っている場面」と「次の確認日」を決める

合理的配慮への対応は、人事担当者が一人で正解を出す仕事ではありません。本人の話を聞き、現場の条件を確かめ、会社として実施する方法を決め、実施後に見直す仕事です。

今日相談を受けたら、まずは困っている業務場面・希望する状態・次に連絡する日を確認してください。そのうえで、対応案と判断理由、担当者、共有範囲、再確認日を残すと、相談を実際の支援につなげやすくなります。

参考資料

制度・資料の確認日：2026年11月7日。本文の面談質問・対応メモは、法令・指針を踏まえたぼっち人事LABの実務提案です。

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