「1on1面談を始めたいけれど、上司に何を頼めばよいのか分からない」「実施していても、仕事の報告だけで終わってしまう」。そんなときは、質問集を増やす前に、面談の目的と面談後の動きを決めましょう。
1on1面談は、上司と社員が定期的に対話し、仕事で困っていることや挑戦したいことを確かめ、必要な支援につなげる時間です。人事は全社員との面談を一人で引き受けるよりも、管理職が対話を続けられる仕組みを整えます。
この記事では、準備、質問、記録、相談対応、次回フォローまでを中小企業向けに整理します。実施頻度、分担、質問、記録様式は、ぼっち人事LABの実務提案です。自社の体制と社員の状況に合わせて調整してください。
1on1面談の目的を、次の行動につながる言葉で決める
「何でも話す時間」から、困りごとと支援を確かめる時間へ
導入時には、「社員の成長のため」だけで終わらせず、何を話し、何につなげるかを伝えます。例えば「仕事で困っていることを整理し、本人が試すことと上司が支援することを一緒に決める時間」と説明すると、準備しやすくなります。
毎回、新しい目標や課題を作る必要はありません。うまくいった仕事を振り返ったり、前回の支援が役立ったかを確認したりする回もあります。実施回数だけで成果を判断せず、相談への回答や支援が止まっていないかも見ましょう。
1on1だけで離職防止や生産性向上が実現するとは限りません。仕事量や権限の問題が見つかったときは、会社側が調整することも必要です。
評価面談・業務報告との違いを共有する
評価面談は、評価結果と根拠を説明し、本人の認識を確認する場です。業務報告は、進捗や期限、問題への対応を確認します。この記事で扱う1on1は、本人の経験や困りごとを起点に、仕事の進め方と支援を考える場とします。
同じ上司が担当する場合でも、「今日は評価結果の説明」「今日は日常の支援の相談」と目的を明示します。評価の説明や異議の確認が必要なら、別の議題・時間を設けましょう。評価面談の進め方は、中小企業の人事評価の実務で整理しています。
また、1on1で話したことが実際の評価運用にどう関係するかは、事前に説明します。上司が評価も担当しているのに「ここでの話は絶対に評価と無関係」と約束する運用は避けます。相談したこと自体への不利益な取扱いと、制度に沿って仕事上の事実を評価することを混同しないようにします。
人事・上司・本人の役割を決めて、小さく始める
人事は運用を支え、上司は日常の支援を担う
人事が全社員の面談者になると、面談と記録だけで手いっぱいになりがちです。まずは上司と本人の対話を基本にし、人事が共通ルール、管理職への説明、相談先を整えます。
| 担当 | 主に担うこと |
|---|---|
| 人事 | 目的・記録ルール・相談経路の整備、上司への説明、運用の困りごとの確認 |
| 上司 | 面談の実施、業務量・任せ方の調整、自分が約束した支援の実行 |
| 本人 | 話せる範囲での経験・困りごとの共有、合意した行動の試行、状況変化の連絡 |
| 経営者・決裁者 | 上司の権限を超える配置・費用・体制変更などの判断 |
上司との関係に悩んでいる社員には、その上司を通さない相談経路を用意します。人事や経営者が相談の当事者になる場合に備え、別の責任者や外部窓口も確認しておきましょう。
頻度・時間・場所は、続けられる条件で試す
例えば「月1回、20〜30分」から試し、話したいことや仕事の変化に合わせて見直す方法があります。これは一律の推奨基準や法定の頻度ではありません。短い間隔が必要な人もいれば、負担の調整が必要な職場もあります。
会社が業務として実施する面談は、勤務時間内に組み込むのを基本にします。時間外に行う場合は労働時間として適切に把握・管理し、必要な賃金処理等につなげます。「忙しいから早朝や終業後に自主参加」という扱いにしないようにしましょう。
労働時間かどうかは、使用者の指揮命令下にあるかで判断します。詳しくは、労働時間の適正な把握のためのガイドラインを確認してください。
会話が周囲に聞こえない場所を確保し、オンラインでは双方の周囲と接続環境を確認します。中止する場合は、そのまま流さず代替日を決めます。急ぎの相談は次の定例日まで待たなくてよいことも伝えます。
面談前に、議題と情報の扱いを伝える
本人には、話したいことを一つ選んでもらう
事前準備を重くしすぎないことが、続けるための工夫です。本人には、次のうち一つを考えてもらう程度から始めます。
- 最近うまくいった仕事と、工夫したこと
- 進めにくい仕事や、判断に迷っていること
- 上司に支援してほしいこと、試してみたいこと
書面提出や私生活の開示を一律に求める必要はありません。上司は前回の約束、担当業務、確認できる事実を準備し、性格や意欲への決めつけを持ち込まないようにします。
キャリアを詳しく考えたい場合は、通常の1on1にすべて詰め込まず、Will・Can・Mustを使うキャリア面談へつなぐ方法もあります。
記録の目的・読む人・相談時の共有を説明する
面談前に、何を記録するか、誰が読むか、どこに保存するかを伝えます。例えば「通常の記録は本人と上司が確認し、人事には実施状況と対応が必要な事項を共有する」という運用を、自社で実行できる範囲で決めます。
ただし、「話したことは誰にも伝えない」と一律には約束しません。安全の確保やハラスメントへの対応など、適切な担当者への共有が必要になる場合があるためです。共有が必要なときは、原則として目的・相手・範囲を本人に説明して確認し、必要最小限にとどめる方針を伝えます。
面談では、経験・困りごと・支援の順に質問する
最初に今日の議題を確認し、途中で結論を急がない
冒頭では「今日は何から話しましょうか」「前回の件で先に確認したいことはありますか」と聞きます。上司から伝える事項がある場合も、本人の議題を確認してから時間配分を相談します。
話の途中ですぐに助言せず、出来事、本人の受け止め、困っている点を分けて聞きます。厚生労働省「こころの耳」の傾聴のポイントも、相手の話を初めから否定・批判せずに聴く姿勢を紹介しています。
質問は答えを誘導せず、仕事の場面に戻す
質問を順番にすべて読み上げる必要はありません。本人の話に合うものを選びます。
- 経験を聞く：「最近、手応えがあったのはどんな場面ですか」
- 事実を確かめる：「どの作業の、どの段階で止まっていますか」
- 負担を聞く：「今の担当の中で、重なって難しくなっている仕事はありますか」
- 支援を聞く：「上司や会社が変えると、進めやすくなることはありますか」
- 次を考える：「次回までに試せそうなことと、こちらが準備することを分けてみましょうか」
「やる気がないのでは」「普通はできるよね」といった決めつけは避けます。家庭事情、病歴などの詳しい説明も、仕事上必要な範囲を超えて求めません。本人が話したくないことを無理に掘り下げる時間にはしないようにします。
話すことがないときは、最近の仕事を一つ振り返る
「特にありません」と言われたら、困りごとの告白を求めず、「最近、進めやすかった仕事はありますか」と具体的な経験を聞いてみます。話題が少ない回を無理に引き延ばす必要はありません。話しにくさが続く場合は、目的の説明、面談者、場所、頻度を本人と見直しましょう。
最後は、本人の行動と会社の支援を読み合わせる
話し合いの終わりに、何を試すか、誰が支援するか、いつ確認するかを一緒に確かめます。「頑張る」「様子を見る」だけで終わらせず、確認できる行動にします。
例えば、本人が手順を整理するなら、上司が確認時間を確保することもセットにします。決裁が必要な支援は即答せず、誰に確認して、いつまでに返事をするかを伝えます。解決策が決まらなかった場合も、未決事項と次の確認日を残せば、相談を途切れさせずに済みます。
面談記録は、合意したことを短く残す
事実・本人の発言・合意事項を区別する
記録は会話の全文より、次回に必要な内容を中心にします。推測を事実のように書かず、「本人から○○という相談があった」「担当者が○○を確認する」と分けて記載します。
次は、通常の業務相談を想定した架空の記入例です。実在企業の事例や実績ではありません。
| 記録項目 | 想定記入例 |
|---|---|
| 日時・面談者 | 11月10日／本人・直属上司 |
| 話したいこと・確認した事実 | 本人から、月末に依頼が集中し優先順位を判断しにくいと相談。依頼一覧を次回までに確認する |
| 本人が試すこと | 依頼を受けたときに、希望期限と作業量を一覧へ記入する |
| 上司・会社の支援 | 上司が依頼の優先順位を判断する。判断が必要なときの連絡方法を決める |
| 未決事項・回答期限 | 他部署からの依頼窓口を一本化できるか、上司が11月17日までに回答する |
| 次の確認日 | 11月24日に、依頼の重なりと残業の状況を確認する |
本人と読み合わせ、認識が違う部分を直します。相談専用の記録はこの通常メモへ混ぜず、決めた相談手続きとアクセス権限で管理します。
保存先と閲覧権限を決め、必要以上に集めない
面談記録の利用目的を明確にし、閲覧できる人を限定します。全社員が開ける共有フォルダーや、広い参加者のチャットへ置かないようにしましょう。保存期間は利用目的や関連制度の保存要件などを踏まえて定め、不要になった記録の扱いも決めます。
病歴などの要配慮個人情報には、取得時の本人同意が原則必要で、法定の例外もあります。通常の1on1メモに診断名や治療の詳細を書き集めず、専門の担当者と扱いを確認してください。情報の取得・利用・安全管理の基本は、個人情報保護法と個人情報保護委員会の通則編で確認できます。
録音、文字起こし、AI要約を使う場合も、会社が認めた方法か、情報の送信先・保存先・利用目的・閲覧者はどうなるかを確認し、本人に説明します。説明なしに個人のサービスへ会話や記録を入力する運用は避けましょう。
健康不調・ハラスメントの相談は、通常の1on1から対応を切り替える
急ぎの安全確認と、専門担当への接続を優先する
体調の悪化や強い苦痛の訴えがあったときは、通常の目標設定を続けず、まず今の安全と仕事への支障を確認します。上司や人事が診断をせず、産業医等の産業保健スタッフや医療機関への相談につなぎます。差し迫った危険がある場合は定例面談の終了や次回を待たず、救急など必要な対応を取ります。
健康情報と本人の意思を尊重しながら専門家へつなぐ考え方は、厚生労働省「こころの耳」のラインによるケアも参考になります。
ハラスメントの訴えを、上司と本人の話し合いだけで終わらせない
相談を受けた時点で、「指導だから問題ない」「証拠がないから対応できない」と結論づけないようにします。まず困っていること、安全上の懸念、希望を聞き、会社の相談担当者へつなぎます。面談者や直属上司が当事者なら、別の窓口を使います。
事業主にはパワーハラスメントに関する相談体制等の整備と適切な対応が求められ、相談等を理由とする不利益な取扱いは禁止されています。相談者や関係者のプライバシーにも配慮する必要があります。根拠は労働施策総合推進法および厚生労働省のハラスメント防止対策で確認できます。
本人に共有の目的・相手・範囲を説明し、意向を確かめて進めます。ただし、安全確保や法令上必要な対応もあるため、同意が得られるまで必ず何もしないという運用にはしません。本人の懸念と共有を抑える方法を責任者と検討し、必要な範囲に限定します。調査・是正・再発防止の詳細は、中小企業のハラスメント対策で整理しています。
次回は、本人の行動と上司の支援を一緒に振り返る
次回の冒頭では、「前回決めたことは、どこまで試せましたか」「こちらの支援は役立ちましたか」と確認します。できなかった理由を本人の意欲だけに求めず、業務量、権限、説明、支援の不足を確かめます。
人事は、必要以上に会話の中身を集めるよりも、延期された面談、回答が止まっている相談、上司だけでは動かせない課題を確認します。少人数の職場では匿名の集計でも本人を推測できることがあるため、共有する内容と範囲に注意します。
運用を見直すときは、実施回数に加え、本人が話す議題を選べたか、上司が約束した支援を行えたか、次の確認につながったかを見ます。離職率などが変わっても、1on1だけの効果と決めつけないことが大切です。
まずは、目的・記録ルール・次回確認の三つをそろえる
1on1面談の準備で人事が最初にすることは、立派な質問集を作ることだけではありません。何のための対話か、記録をどう扱うか、決めた支援をいつ確認するかを、管理職とそろえましょう。
最初から上手に話を進められなくても、本人の話を聴き、必要な支援を一つ確かめ、次回に結果を返すことから始められます。一人で抱えず、上司・経営者・専門の相談先と分担できる運用を作っていきましょう。
参考資料
- 厚生労働省「こころの耳」傾聴のポイント
- 厚生労働省「こころの耳」15分でわかるラインによるケア
- 長野労働局：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン
- e-Gov法令検索：個人情報の保護に関する法律
- 個人情報保護委員会：個人情報保護法ガイドライン（通則編）
- e-Gov法令検索：労働施策総合推進法
- 厚生労働省：職場におけるハラスメントの防止のために
制度・公的資料の確認日：2026年11月8日。
