「入社する社員のパソコンは、誰が手配するのか」「社員から相談されたけれど、自分で決めてよいのか」。中小企業で人事や総務を担当していると、仕事の境目で迷うことがあります。
総務は会社全体の運営や働く環境を支え、人事は採用から退職までの人に関わる仕組みや手続きを担います。ただし、実際の担当範囲は会社によって異なり、同じ部署や一人の担当者が両方を受け持つ場合もあります。
大切なのは、部署名だけで仕事を振り分けず、「誰が進め、誰が判断し、どこへ引き渡すか」を決めておくことです。
この記事では、中小企業の人事担当者に向けて、総務と人事の違いと、少人数でも仕事をつなぐための役割分担を解説します。
総務と人事の違いは、主に支える対象にある
総務は会社全体の運営と働く環境を支える
総務は、設備や備品、文書、社内ルール、会議や行事など、会社全体に関わる業務を支えます。
厚生労働省の職業情報提供サイト「job tag」でも、総務事務の仕事として、文書の管理、建物・設備の管理、社内ルールの周知、全社的な行事の運営などが紹介されています。
人事は採用から退職までの人に関わる業務を担う
人事は、採用、配置、育成、評価、勤怠、給与、社会保険、退職など、社員の雇用や働き方に関わる業務を担います。
job tagの人事事務でも、採用・異動・退職の手続き、教育訓練、勤務状況の管理、給与の算出・確認などが挙げられています。
次の表は、一般的な業務を理解するための整理です。自社の正式な分担は、組織図や業務分掌、社内規程などで確認してください。
| 比較する点 | 総務 | 人事 |
|---|---|---|
| 主に支える対象 | 会社全体の運営・働く環境 | 社員の雇用・配置・成長・働く条件 |
| 業務の例 | 設備・備品、文書、会議・行事の運営 | 採用、育成、評価、勤怠、給与、入退社 |
| 接点が生まれる場面 | 入社時の席・備品、異動に伴う設備変更など | 入社日・配属先・勤務条件の確認など |
総務と人事の仕事は、完全に分かれるわけではありません。福利厚生や社内規程など、両方が関わる業務もあります。
人事業務全体の見取り図は、中小企業の人事管理とは？担当者が押さえたい6つの業務と進め方で整理しています。
担当範囲に迷ったら、部署名より自社の決まりを確認する
業務分掌・規程・これまでの運用を照合する
「一般的には総務の仕事」と分かっても、自社の担当者が決まるとは限りません。まずは、次の資料や関係者から確認しましょう。
- 業務分掌や職務分担を定めた資料
- 申請・承認の流れが分かる社内規程
- 過去の申請書や案件の対応記録
- 上司や関係部署の責任者
資料と実際の運用が違う場合は、その違いを整理して上司に確認します。以前から自分が対応している仕事でも、判断権限まで任されているとは限りません。
特に、支出、契約、労働条件、社員情報の共有などに関わる案件は、実務を担当する人と、会社として判断する人を分けて確認することが大切です。
「窓口になること」と「全部を決めること」を分ける
社員が相談先を知らず、人事や総務へ問い合わせることはあります。自分の担当外だからと、そのまま別部署へ回すだけでは、社員が同じ説明を繰り返すことにもなります。
まず内容を受け止め、必要な確認先へつなぐ。その際に、自分が回答できる範囲を明確にしておきましょう。
例えば、次のように伝える方法があります。
「備品の購入希望として受け付けました。購入の可否は上司の承認が必要なため、用途と希望日を確認してから回答します」
受付をした段階で、購入や対応を約束する必要はありません。確認する相手と、次に連絡する目安を伝えると、案件を抱え込まずに進めやすくなります。
総務と人事の役割分担は、仕事の受け渡しから決める
以下は、ぼっち人事LABとしての実務提案です。会社ごとに担当者や権限が異なるため、自社に合わせて調整してください。
1．両方が関わる業務を一つ選ぶ
最初から、すべての仕事を分担表にする必要はありません。「担当が曖昧で止まった」「連絡が遅れて準備が間に合わなかった」業務を一つ選びます。
例えば、次のような場面です。
- 入社日が近づいてから、席やパソコンが必要だと分かった
- 異動は決まったが、誰が備品や利用権限を変更するか決まっていない
- 社員の問い合わせを複数の担当者が受け、回答が食い違った
起きた問題を「連携不足」でまとめず、どの情報が、誰に、いつ届かなかったのかまで確認します。
2．進める人・判断する人・協力する人を決める
一つの業務でも、担当者だけで完結するとは限りません。
例えば、入社準備なら、人事が入社日や配属先を確認し、総務が席や備品を手配し、情報システムの担当者がアカウントを準備する、といった分担が考えられます。
このとき「関係者全員で対応する」だけでは、誰も進捗を追わない状態になりがちです。全体の進み具合を確認する人も決めておきましょう。
3．渡す情報・期限・完了の条件をそろえる
次の表は、入社準備を想定した架空の分担例です。法令上の期限や一律の担当部署を示すものではありません。
| 工程 | 進める人の例 | 確認・引き渡す内容 | 完了の条件 |
|---|---|---|---|
| 入社情報を確定する | 人事担当者 | 入社日・配属先・勤務場所を、権限のある責任者に確認する | 準備の前提がそろっている |
| 席・備品を手配する | 総務担当者 | 配属先の責任者に必要物を確認し、必要な購入承認を得る | 必要物が使える状態になっている |
| アカウントを準備する | 情報システムの担当者・委託先 | 配属先が承認した利用範囲を確認する | 所定の方法で利用準備ができている |
| 準備状況を確認する | 全体の進捗担当者 | 各担当者から完了・未完了を確認する | 未完了事項の対応者と予定が決まっている |
「依頼を送った」と「相手が受け付けた」、「準備を頼んだ」と「使える状態になった」は、それぞれ別の状態です。
依頼には、少なくとも次の内容を添えます。
- 何のために必要なのか
- 何を準備・確認してほしいのか
- いつまでに必要なのか
- 誰の確認・承認を受けているのか
- 間に合わない場合、誰に連絡するのか
社内の準備期限は、必要日から逆算し、担当者同士で合意します。制度上の手続き期限がある場合は、それとは分けて管理してください。
入社・退職に関する手続き全体は、中小企業の入社・退職手続き｜流れとチェックリストを参考にしてください。
一人で総務と人事を兼務している場合の進め方
一人で作業しても、判断先は決めておく
同じ人が両方の業務を担当している場合、部署間の連絡は少なくなります。しかし、購入の承認や配属の決定など、他の人による判断が必要な場面は残ります。
「自分が担当だから」と判断まで引き受けず、次の点を上司や経営者と確認しておきましょう。
- 自分で進められる範囲
- 事前に承認が必要な事項
- 判断に迷ったときの相談先
- 不在時や対応できない場合の連絡先
新しい依頼が重なったときは、黙ってすべてを引き受けず、「この依頼を先に進めると、どの仕事が遅れるか」を示して優先順位を相談します。
進捗の共有と、社員情報の共有を分ける
関係者が進捗を確認するために、社員の詳しい情報まで同じ表へ載せる必要はありません。
例えば、入社準備の進捗表では、対象者、担当者、期限、準備状況を管理し、給与や個別の相談内容などは、権限のある人が所定の場所で確認する運用が考えられます。
誰が、何のために、どの情報を必要としているかを確認して、共有範囲を決めましょう。
不在時の代行や引き継ぎ、確認体制の整え方は、人事業務の属人化・形骸化を防ぐには？引き継ぎ・権限・確認の整え方で詳しく解説しています。
総務と人事の役割分担でよくある質問
担当が決まっていない仕事は、総務が引き受けるべきですか？
部署名だけで自動的に決めず、業務の目的、必要な権限、関連する仕事を確認して、責任者と分担を決めましょう。
一時的に対応する場合も、今回の担当と、今後の正式な担当を分けて確認すると、仕事が曖昧なまま増えることを防ぎやすくなります。
分担表を作ったのに、仕事が止まるのはなぜですか？
担当者の名前だけでは、着手のきっかけや判断待ちの解消方法が分からないことがあります。
止まった案件を一つ取り上げ、「必要な情報がそろっていたか」「承認者が決まっていたか」「次の担当者が受け付けたか」を確認してください。実際に止まった箇所を補うことが、分担表を作り直すより先です。
まずは、迷いやすい一業務の担当と受け渡しを確認する
総務と人事は、会社の運営と社員の働く環境を、それぞれの立場から支える仕事です。担当範囲が重なること自体より、その境目で判断や連絡が止まることが問題になります。
まずは、最近迷った仕事を一つ選び、次の四つを関係者と確認してみましょう。
- 誰が中心となって進めるか
- 誰が判断・承認するか
- 次の担当者へ何を、いつ渡すか
- 何をもって完了とするか
総務か人事かを分類して終わらず、次の人が動ける状態までつなぐ。その小さな整理が、少人数で仕事を進めるための土台になります。
参考資料
確認日：2026年11月2日。職務の一般的な説明は上記資料を参照し、役割分担の手順・表・案内例は、ぼっち人事LABの実務提案として整理しています。
